Lalu lintas dua arah seringkali menimbulkan kemacetan, terutama di daerah yangpadat kendaraan. Tetapi, tidak demikian dengan komunikasi. Komunikasi dua arah justru memperlancar hubungan di berbagai bidang, baik di tempat kerja maupun dirumah. Membangun komunikasi dua arah memang tidak mudah, tetapi siapa tahu dengan menyimak yang berikut, Anda pun bisa melakukannya.APAKAH PERLU KOMUNIKASI DUA ARAH?Untuk mengetahui apakah Anda memang perlu membangun komunikasi dua arah, cobajawab beberapa pertanyaan berikut.• Apakah anak buah atau bawahan Anda sering datang kepada Anda dan secara nyamanmenyampaikan ”unek-unek” mereka?• Apakah Anda dan tim Anda bisa saling menerima kritik tanpa mengambil sikapdefensif?• Apakah Anda tahu rasa frustrasi, masalah, keinginan, minat anggota tim Anda?• Apakah Anda sering menanyakan pendapat atau masukan dari anggota tim tentangsuatu keputusan yang akan Anda ambil?• Apakah dalam rapat dengan tim, ada kebebasan menyatakan pendapat, memberiusulan dan saran?Jika sebagian besar jawaban Anda adalah ”tidak”, maka kemungkinan besar Andaperlu membangun komunikasi dua arah. Namun, jika sebaliknya, jawaban Andakebanyakan adalah ”Ya”, Anda telah memupuk terjadinya komunikasi dua arah, namuntidak ada salahnya untuk menyimak beberapa kendala komunikasi dan usulahstrategi komunikasi berikut.KENDALA KOMUNIKASI Roger Neugebauer dalam artikelnya ”Communication: A two-way Street”mengungkapkan beberapa kendala yang sering dialami oleh sebuah organisasi dalamberkomunikasi dua arah.Protectiveness (Perlindungan). Pimpinan seringkali tidak memberitahukaninformasi tertentu pada karyawannya atau timnya karena takut akan menyakiti hatikaryawan. Alasan lain adalah bahwa pimpinan menganggap bahwa informasi tersebutharus dilindungi, dan bukan untuk konsumsi karyawan karena karyawan tidak akanmungkin mengerti apa yang akan disampaikan. Demikian pula dengan karyawan,mereka sering tidak menyampaikan informasi tertentu kepada pimpinan untukmelindungi dirinya dari tindakan pemecatan atau peringatan. Mereka takut jikainformasi disampaikan maka pimpinan akan marah, lalu mendiskreditkan mereka,memberikan penilaian yang negatif terhadap mereka (sehingga berdampak padakenaikan gaji yang kecil), atau bahkan yang paling ekstrem adalah memecatmereka.Defensiveness (Pertahanan). Selain menahan informasi, seseorang juga bisa sajatidak mau menerima informasi (menolak untuk mendengar informasi yangdisampaikan). Hal ini terjadi jika mereka sudah membentuk emosi negatif terhadaporang yang memberi informasi, mungkin karena orang tersebut telah merendahkandengan kata-kata yang menyakitkan. Hal ini membuat ia merasa ”diserang”,sehingga secara alami, orang yang merasa diserang tersebut membangun bentengpertahanan dengan menahan informasi yang masuk. Ia menganggap informasi tersebutjuga akan membuatnya sakit hati. Misalnya saja ada Pak Arief yang memberikomentar kurang baik tentang prestasi seorang anak buahnya. Anak buah Pak Ariefcenderung merasa bahwa masukan tersebut ”menyerang” harga dirinya, egonya, dankualitas kerjanya. Padahal sebenarnya Pak Arief hanya ingin memberikan masukanuntuk perbaikan, tetapi masukan ini disampaikan dengan kata-kata yang tidakdipikirkan dulu penyampaiannya. Ketika merasa diserang maka anak buah Pak Ariefcenderung akan marah, dan menutup ”telinga” terhadap informasi lainnya yangmungkin saja berguna untuknya (misalnya: informasi mengenai strategi memperbaikikinerjanya).Tendency to evaluate (Kecenderungan untuk menghakimi). Jika mendapat informasidari seseorang mengenai keburukan orang lain, pimpinan cenderung mengambil sikapyang mengevaluasi tanpa mengumpulkan data yang lengkap sebelum berkomunikasidengan orang yang dibicarakan tersebut. Karena terpengaruh oleh pandangan satuorang, pimpinan langsung membentuk opini tertentu dan mengambil keputusansepihak tanpa melibatkan orang-orang yang terkait, dan tanpa mengumpulkan faktalapangan yang cukup. Ini bukanlah merupakan komunikasi dua arah, tetapikomunikasi satu arah, atau bahkan bisa dikatakan bahwa tidak terjadi komunikasisama sekali.Narrow perspectives (Perspektif yang sempit). Karena jarang meninjau pekerjaanorang lain, atau keluar dari lingkungan pekerjaan sendiri, seseroang seringkalidibatasi pada cara pandangnya sendiri. Ia tidak mencoba melihat dari sudutpandang orang lain. Pimpinan yang sering mengambil keputusan besar yangmenyangkut keputusan keuangan dan strategi operasional secara umum, seringkalitidak mempertimbangkan detail pelaksanaan pekerjaan dan sudut pandang parapekerjaan. Sebaliknya, para karyawan, seringkali hanya melihat suatu masalahdari sudut pandangnya sendiri (kepentingan individunya semata, tanpa mencobamemahami sebuah situasi dari sudut pandang yang berbeda). Sempitnya perspektifinilah yang sering menyebabkan konflik (tiap orang hanya melihat dari sudutpandang sendiri, dan tidak mencoba memahami orang lain). Sebagai contoh,keputusan seorang pemimpin untuk membatasi percakapan telepon selama tiga menitsaja, dianggap sebagai keputusan yang tidak populer, apalagi untuk bagianmarketing yang sering kali menggunakan telepon untuk berhubungan dengan calonpelanggan atau pelanggan yang ada.Mismatched expectations. Peter Drucker mengatakan bahwa pikiran manusiaseringkali hanya membatasi informasi yang cocok dengan ekspektasinya Jika,ternyata informasi yang disampaikan tidak sesuai dengan apa yang diharapkan,maka orang tersebut cenderung tidak termotivasi untuk mendengarkan informasiyang disampaikan. Misalnya: jika dalam rapat-rapat ternyata seringkalitanggapannya tidak diperhatikan, maka karyawan cenderung enggan menyatakanpendapat, karena ia beranggapan percuma saja menyampaikan pendapat, karenabiasanya juga tidak ada follow-up-nya. Demikian pula dengan pimpinan, yangsering mendengarkan pendapat karyawan yang dianggapnya tidak relevan dengankeputusan yang akan diambil. Pimpinan tersebut cenderung tidak mendengarkanpendapat dari orang tersebut di waktu-waktu yang berikutnya.Insufficient time. Alasan lain adalah keterbatasan waktu untuk menyampaikaninformasi secara menyeluruh. Karena kegiatan rutin yang harus diselesaikandengan segera, seringkali waktu berkomunikasi dilupakan, atau komunikasidilakukan dengan tergesa. Akibatnya, informasi yang disampaikan kepada oranglain pun tidak lengkap. Dampaknya adalah orang lain hanya menerima sebagianinformasi (tidak utuh), sehingga ada kemungkinan informasi tersebut salahdipahami.MEMBANGUN KOMUNIKASI DUA ARAHSetelah memahami berbagai kendala yang menghambat terjadinya komunikasi duaarah, kita akan lebih mudah untuk menyusun strategi guna membangun komunikasidua arah tersebut. Berikut adalah beberapa strategi yang bisa dicoba.Mendengar. Dalam komunikasi dua arah, ada yang berbicara, dan ada yangmendengar. Yang sering terjadi adalah tiap pihak saling menunggu kesempatanuntuk berbicara tanpa meluangkan waktu untuk mendengar apa yang disampaikanpihak lain (karena ia sibuk menyiapkan apa yang akan disampaikan). Seringkali,banyak permasalahan dapat terselesaikan justru bukan karena seseorang menjadipembicara yang handal, melainkan karena ia bersedia memahami orang lain dengancara mendengarkan dengan saksama apa yang disampaikan (keluhan, masalah,keinginan, harapan). Informasi yang didengar inilah yang bisa dijadikan dasaruntuk menentukan langkah selanjutnya untuk menyelesaikan masalah.Terbuka. Untuk mendorong tiap pihak untuk saling terbuka, seorang pimpinanhendaknya tidak menghukum orang yang menyampaikan pendapat, masalah, atauperasaannya. Keterbukaan bisa juga dibuatkan wadahnya, yaitu melalui bulletinboard, kotak saran, atau media antarkaryawan. Karyawan yang menyampaikanpendapat atau ide yang bisa dimanfaatkan perusahaan, bisa diberikan hadiah, ataupenghargaan. Demikian juga dengan karyawan yang bisa mengidentifikasi ataumengantisipasi masalah serta mengusulkan alternatif pemecahannya.Menyamakan persepsi. Komunikasi dua arah sering terhambat karena adanyaperbedaan persepsi terhadap suatu masalah. Dengan demikian, dalam berkomunikasi,ada baiknya disampaikan juga latar belakang pemikiran dari ide yang disampaikan,sehingga orang lain juga bisa memiliki persepsi yang sama, berangkat daripersepsi yang sama, atau paling tidak memahami persepsi orang yang menyampaikaninformasi tersebut. Jika pemahaman sudah tergalang, maka komunikasi dua arahakan lebih mudah mengalir.Komunikasi empat mata. Banyak juga karyawan yang enggan menyampaikan pendapatkarena sungkan berbicara di hadapan banyak orang, padahal mungkin saja karyawantersebut memiliki ide yang brilian. Seorang pimpinan bisa mencoba melakukankomunikasi dua arah terhadap anak buahnya secara regular untuk memahamikebutuhan, ekspektasi, masalah mereka. Dengan komunikasi empat mata, bawahanmungkin saja lebih nyaman menyatakan pendapat atau menyampaikan permasalahanyang ditemuinya di lapangan. Jadi, komunikasi empat mata penting untuk dilakukandengan lebih sering, tidak hanya ketika melakukan evaluasi kerja tahunan.Ada banyak cara untuk membangun komunikasi dua arah, beberapa di antaranya barusaja kita bahas bersama. Mungkin Anda bisa memilih mana yang paling cocok untukAnda, atau mengkombinasi beberapa strategi untuk mencapai komunikasi dua arahdengan lebih mudah, dengan hasil yang lebih baik. Selamat berkomunikasi!
Postingan
